Con il termine “fatturazione elettronica” si intende il processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato digitale. Da alcuni anni, precisamente dal 2019, è diventata obbligatoria per le fatture emesse dalle aziende stabilite in Italia, sia B2B che B2C (quindi sia per prestazioni e servizi tra professionisti che rivolti ai consumatori). In estrema sintesi, la fatturazione elettronica consente la trasmissione di dati elettronici tra aziende, eliminando così la necessità di effettuare un’elaborazione, riducendo così tutti i costi associati alla produzione e alla distribuzione di fatture cartacee e favorendo transazioni prive di errori.
Come scegliere il programma di fatturazione elettronica
Trovare il miglior programma per la fatturazione non è una cosa facile. Scegliere un software fatturazione, infatti, comporta l’attenta valutazione di svariati aspetti. Innanzitutto, è necessario considerare il volume d’affare. Un’azienda o un libero professionista che genera introiti notevoli non può, e soprattutto non deve avere, le medesime necessità di un collega che percepisce di meno. Ancora, un altro aspetto da prendere in considerazione è lo spazio messo a disposizione dal programma. In genere oggi un software per la fatturazione mette a disposizione un certo quantitativo di spazio (espresso in mega o in giga). Un altro aspetto da tenere in considerazione è la facilità d’uso della piattaforma. Non tutti i programmi, infatti, sono semplici da utilizzare e non tutti offrono un’interfaccia intuitiva. Pertanto, se non si ha molta dimestichezza con tali strumenti è consigliato optare per un software non troppo complesso.
Vantaggi della fatturazione elettronica
Sono molteplici le ragioni che hanno spinto la transizione verso la fatturazione elettronica. In primo luogo, essa permette di ridurre il consumo di carta relativo alla stampa delle fatture, risparmiando anche i costi ad essa correlati. Questo significa che grazie a tali software è possibile non solo abbattere i costi ma anche, e forse soprattutto, ridurre l’impatto ambientale. Inoltre, con la fatturazione elettronica, le fatture si conservano in maniera digitale, e ciò consente di risparmiare spazio nell’azienda destinato all’archiviazione e non solo. La fattura elettronica, inoltre, è meno soggetta agli errori ed è più rapida da compilare, e permette di risparmiare il tempo della stesura manuale. Ancora, con le fatture in formato digitale non si corre il rischio di perderla, poiché l’Agenzia delle Entrate consente di consultare le fatture elettroniche emesse e ricevute in pochi click, attraverso un apposito servizio online.
I requisiti della fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è valida ai fini della legge solo se rispetta alcuni requisiti obbligatori:
- Deve essere redatta in formato XLM (eXtensible Markup Language);
- I dati in essa riportati devono essere immodificabili;
- Deve contenere alcuni dati obbligatori (il codice identificativo dell’ufficio, l’indirizzo PEC del titolare della partita IVA oppure il Codice Destinatario). Inoltre, devono essere riportate data e ora di emissione;
- Deve essere sottoscritta mediante la firma elettronica del titolare, che ne accerta l’autenticità;
- Infine, deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate. Tutte le fatture inviate senza passare dal SdI, sono da intendersi come fatture non emesse e il professionista è soggetto alle sanzioni previste dalla legge.